Quando estamos trabalhando no dia a dia e exercendo cargos de liderança temos que estar a todo momento pensando em resultados. E certamente, um dos objetivos a serem alcançados é a redução de gastos na escola.
Você que é gestor de uma instituição de ensino deve estar sempre se perguntando sobre como reduzir gastos e investir em outras áreas, não é mesmo?
Para reduzir gastos é preciso estar atento a algumas variáveis. Um simples erro na contabilidade de custos pode prejudicar a saúde financeira de sua instituição. Por isso, para que a sua gestão financeira seja realizada de forma correta é preciso atentar as diferenças entre gastos, custos e despesas. E mais, é preciso entender bem os conceitos de investimentos, perdas e desperdícios.
💸Gastos
O conceito de gastos é bastante amplo e o mesmo está relacionado a toda saída de dinheiro da empresa. Portanto, podemos dividir os gastos em custos, despesas, gastos não operacionais e investimentos. Assim, identificar e controlar os gastos auxilia o gestor a entender os relatórios de gestão necessários ao seu negócio. E com isso, pode identificar onde será necessário cortar despesas, aumentar os investimos e analisar os custos. Portanto, é vital analisar fielmente os dados da saúde financeira da empresa.
Custos
Os gastos atrelados à atividade fim da empresa são considerados custos e estão diretamente relacionados à produção. Definição um quanto difícil, não é mesmo? Pense assim, tudo aquilo que você gastar para levar o seu produto ou serviço ao ponto de venda é sim considerado custos da empresa. Como exemplo temos compra de matéria prima, salários da produção, energia elétrica da produção. E é bem fácil identificar um custo basta se perguntar: se eu vender mais esse gasto vai aumentar?
Despesas
Todo e qualquer gasto relacionado a administração da empresa e a área comercial são consideradas despesas. Atenção! São gastos não diretamente ligados à atividade fim da empresa, portanto, não possuem relação direta com a produção. Como exemplo temos salários da administração e área comercial, materiais de escritório, aluguéis, telefonia, internet e tantos outros. Para encontrar onde estão suas despesas faça a seguinte pergunta: mesmo não vendendo eu tenho que pagar por isso?
Gastos não operacionais
São aqueles que não fazem parte do negócio da empresa e podem estar relacionados a empréstimos, venda de bens, distribuição de lucros e outros.
💰Investimentos
Tudo aquilo que a empresa gastar para gerar mais receita ou melhorar a sua imagem é considerado um investimento. Como exemplo temos investimentos em compra de equipamentos, marketing e treinamento.
Perdas
As perdas não podem ser confundidas com despesas e nem tão pouco com os custos, pois estão relacionadas a uma anormalidade ou eventualidade sofrida pela organização. Como exemplo podemos citar: perdas com incêndios, estoque obsoleto e outros.
Desperdícios
Os desperdícios geralmente se encontram em recursos utilizados que não agregam valor ao produto ou serviço, e por consequência, para o cliente. Em geral, são materiais ou tempo usados além do necessário ou de forma indevida e que acabam por aumentar os gastos da empresa. O difícil é eliminar o desperdício, mas para isso é preciso conhecer melhor, pois muitas das vezes eles se encontram em processos escondidos ou improdutivos.
Dentro das organizações podem existir processos operacionais confusos que misturam o trabalho útil, ou seja aquele que agrega valor, com desperdícios, perpetuando conceitos e fórmulas de trabalho antigas ou até mesmo herdadas. Como os colaboradores, dentro das organizações estão sempre atarefados, acabam por considerar e aceitar essas fórmulas de trabalho extremamente ineficientes. A velha frase: “…faço assim porque sempre foi assim…”.
Para identificar os desperdícios, Taiichi Ohno, um engenheiro de produção, classificou em 7 os desperdícios de produção e que se aplicam em empresas de diversos segmentos. Veja quais são:
1. Defeitos: Cada defeito acarreta em retrabalho, então produzir certo da primeira vez é o ideal. O desperdício do defeito impacta em outros desperdícios como tempo, pessoal, recursos e retrabalho.
2. Excesso de produção: A empresa tem que produzir exatamente o necessário em atender à demanda real, caso contrário o desperdício estará instaurado. A produção em excesso utiliza recursos desnecessariamente, gera estoques excessivos, além de outros.
3. Espera: Esse desperdício está relacionado as interrupções durante algum processo ocasionado por pessoas ou equipamentos. Esse talvez seja um dos desperdícios mais frequentes dentro das organizações, pois os processos podem não ter um fluxo contínuo de entrega e até mesmo de interface entre outros processos.
4. Transporte :Na rotina organizacional, o transporte é necessário para movimentar materiais. Assim, o uso em excesso ou até mesmo o mau planejamento pode gerar desperdícios.
5. Movimentação: Agora, falamos da movimentação de pessoas desnecessariamente, o que causa um consumo de tempo que não está sendo usado para produzir, ou seja, perda de tempo na produção.
6. Processamento inapropriado: Processamento inapropriado está relacionado a fazer algo que não deveria ser realizado. Se você se deparar com alguma tarefa ou atividade dentro de um processo, e que ao eliminar a mesma, esta não fará falta, aí sim está o desperdício.
7. Estoque: Se uma organização produz, é para ser consumido. Se não há consumo, então algo está errado na cadeia de produção. O estoque não só mostra o capital parado como também outros problemas como o retardo na detecção de defeitos acarretando em retrabalhos.
Analise os gastos na sua escola: desperdícios podem ser evitados
Levando em consideração o desperdício da movimentação relacionado ao fluxo de materiais ou de uso de ferramentas mal dimensionado e o desperdício de processos inapropriados existentes nas instituições de ensino, nós da LS Informática fizemos um levantamento das despesas (gastos) com papel e vimos que:
Todo semestre, as instituições de ensino gastam com a emissão de documentos de registro acadêmico como diários e mapas de notas, planos de ensino e outros. Assim, pesquisamos sobre o assunto e encontramos no blog da empresa HelioPrint dicas de como economizar, reduzindo os custos de impressão, através do cálculo exato deste custo. Neste blog, você pode também baixar a planilha que vai te ajudar a fazer seus cálculos mensais.
Pensando nos processos de elaboração do plano de ensino, emissão de diários e mapas de notas, implantados na maioria das instituições de ensino, podemos avaliar os custos de impressão deste material. O que acha?
Geralmente, dentro das instituições de ensino, a emissão de documentos de registro acadêmico e pedagógico são modelos disponibilizados em editores de texto, que os professores preenchem e encaminham para a secretaria acadêmica.
Por sua vez, a secretaria acadêmica, imprime esses para arquivamento. E a cada atualização ou correção nas informações, um novo arquivo é necessário e por consequência, uma nova reimpressão. Assim, encontramos o desperdício de papel na instituição de ensino.
Então, já parou para pensar que em uma era em que tudo é digital, essas impressões são realmente desnecessárias? Para isso você precisa de um software de gestão escolar que auxilie o professor e a você gestor na redução destes gastos, um deles é o LS-Educação. Seja, portanto, uma instituição sustentável e preserve as árvores, a água e é claro, economize tempo e dinheiro.
Para facilitar o seu trabalho, nós da LS Informática, adaptamos a planilha da empresa HelioPrint para considerar apenas o custo semestral das impressões e reimpressões dos arquivos de planejamento e registro acadêmico. E veja o que encontramos! Ao reduzir esses custos com impressão você poderá adquirir um notebook por semestre e ir montando aquele tão desejado laboratório de informática! Ou melhor, trocar continuamente o seu parque de computadores!
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Leandra Mendes do Vale é graduada em “Ciência da Computação”, especialista em “Desenvolvimento JAVA” e em “Educação a Distância” e mestre em “Engenharia Elétrica”. Tem experiência na área de gestão acadêmica e desenvolvimento de software. Atualmente é Diretora de TI na LS Informática, professora e coordenadora da EaD do IMEPAC Araguari.